In der Erzbischöflichen Kurie¹# werden Dienstleistungs- und Aufsichtsfunktionen für das Erzbistum Köln selbst aber auch die Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und Gemeindeverbände wahrgenommen. Sie unterstützt die Pastoralen Einheiten, widmet sich der Bildung und Ausbildung und fördert caritative Anliegen. Dabei sollen Strukturen und Verwaltung so organisiert sein, dass sie dem eigentlichen Ziel dienen: das Evangelium zu verkünden, dem Nächsten zu dienen und Gottes Gegenwart in der Eucharistie zu feiern.

Alle Mitarbeitenden im Dienst des Erzbistums Köln unterstützen mit ihrem Tun diesen zentralen Auftrag. Nach dem kirchlichen Recht hat der Bischof in seiner Diözese als kluger Verwalter zu handeln und die ihm zur Verfügung stehenden Mittel sparsam, zielgerichtet und nachhaltig zur Verwirklichung des Sendungsauftrages zu verwenden. Zudem gibt der Erzbischof nach Beratung durch die dazu berufenen Gremien in Richtungsentscheidungen die Schwerpunkte der Arbeit vor.

Hierzu bedarf es einer professionellen, effizienten und im gebotenen Maße transparenten Verwaltung sowie eines an allgemein geltenden Standards ausgerichteten und mit einem hohen Transparenzanspruch versehenen Finanz- und Vermögensmanagements.

Dieser Compliance-Kodex richtet sich daher an alle Mitarbeitenden einschließlich der Leitungskräfte der Erzbischöflichen Kurie. Er ersetzt nicht bestehende Richtlinien, Ordnungen, generelle Dienstanweisungen und andere Regelwerke, sondern fasst handlungsleitende Grundlagen zusammen.

₁Alle Mitarbeitenden arbeiten loyal, kritisch und konstruktiv bei der Erfüllung der Aufgaben zusammen, der Umgang miteinander und der Dialog untereinander sollen von Wertschätzung und Offenheit gekennzeichnet sein. ₂Die Grundordnung des Kirchlichen Dienstes ist hierbei eine Basis und benennt handlungsleitende Maßstäbe und Werte. ₃Danach gewährleisten alle Mitglieder der Dienstgemeinschaft die Kirchlichkeit, die Christlichkeit und die katholische Identität unserer Einrichtung. ₄Die Verantwortung für den Schutz und die Stärkung des christlichen Charakters katholischer Prägung kommt zuallererst dem Dienstgeber und den Leitungskräften zu, die dafür Sorge zu tragen haben, dass alle Mitarbeitenden ihren besonderen Auftrag glaubwürdig erfüllen können (Art. 3 Abs. 3 Grundordnung). ₅Dabei ist die Arbeit an der christlichen Identität eine Pflicht und eine Gemeinschaftsaufgabe aller und ein permanenter, dynamischer Prozess (Art. 3 Abs. 4 Grundordnung).

₆Die Einhaltung aller rechtlichen Regelungen sind Maßstab und Richtschnur unseres Umgangs mit allen, die unseren Rat suchen, mit denen wir vertraglich verbunden sind oder mit denen wir in anderer Weise zusammenarbeiten. ₇Der Umgang mit personenbezogenen und anderen vertraulichen Daten unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. ₈Die persönliche Selbstbestimmung und der Schutz der Privatsphäre aller Personen sind für uns von zentraler Bedeutung. ₉Deshalb werden Daten nur im notwendigen Umfang und unter strenger Einhaltung der gesetzlichen Regelungen erhoben und verarbeitet.

₁Im Rahmen der Aufgabenerfüllung werden Mitarbeitende als Repräsentanten der Kirche im Erzbistum Köln wahrgenommen. ₂Daher ist es unerlässlich, dass sich Mitarbeitende in öffentlichen oder öffentlich wahrnehmbaren Kontexten (z. B. bei der Nutzung von Social Media zu dienstlichen Zwecken) loyal verhalten und äußern. ₃Für Anfragen haben oder Kritik stehen interne Wege offen. ₄Das Recht einer jeden und eines jeden, Kritik frei und konstruktiv einzubringen, wird dabei geachtet und geschützt.

₁Aufgaben und Entscheidungen sind stets frei von Interessenkonflikten zu halten. ₂Nebentätigkeiten sind anzuzeigen. ₃Bei Interessenkonflikten sind die Vorgesetzen zu informieren, ein Betroffener kann nicht an einer ihn selbst oder eine ihm nahestehenden Person berührenden Entscheidung beteiligt sein.

₁Führungskräfte haben Vorbildfunktion und tragen Verantwortung für das eigenen Verhalten und das ihrer Mitarbeitenden. ₂Den Führungskräften kommt die maßgebliche Aufgabe zu, durch ihre Kommunikation und ihr Handeln eine Compliance-Kultur in der gesamten Organisation zu prägen. ₃Sie sorgen für klare Rahmenbedingungen, beziehen Mitarbeitende in geeigneter Form bei der Vorbereitung von Entscheidungen mit ein und fördern und entwickeln deren Potentiale. ₄Ihnen obliegt es, eine offene Gesprächskultur in gegenseitigem Respekt zu schaffen und zu pflegen und eine angstfreie Kommunikation zu ermöglichen. ₅Führungskräfte sind erste Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für Compliance-Themen.

₁Der Schutz von Leben und Gesundheit hat für uns oberste Priorität. ₂Alle Mitarbeitenden tragen daher dazu bei, Gefährdungen am Arbeitsplatz zu vermeiden und erkannte Gefährdungen zu beseitigen oder zu reduzieren.

₃Für Mitarbeitende normiert bereits die Grundordnung des Kirchlichen Dienstes wesentliche Rahmenbedingungen für das Arbeitsverhältnis. ₄Alle die Dienstnehmer schützenden Vorschriften, z. B. zu Arbeitszeit, Ruhezeiten, Anspruch auf glaubens- und berufsbezogene Fortbildung und werden geachtet und der hierfür notwendige Raum in unserem Alltag geschaffen.

₁Das Thema der körperlichen und seelischen Integrität aller, die uns begegnen, insbesondere aber von Kindern und Jugendlichen und hilfe- und schutzbedürftigen Erwachsenen, hat absoluten Vorrang und ist von existentieller Bedeutung für unser Tun. ₂Wir richten uns hier nach höchstmöglichen rechtlichen Maßstäben und Schutzmechanismen. ₃Deshalb haben wir uns hierzu bereits einen eigenen Verhaltenskodex gegeben, der den Schutz von Kindern und Jugendlichen sowie hilfe- und schutzbedürftigen Erwachsenen vor sexualisierter Gewalt zum Gegenstand hat und diesen Compliance-Kodex ergänzt und präzisiert.²#

₁Als Ebenbilder des Schöpfers sind alle Menschen gleichberechtigte Glieder, so dass sich jede Diskriminierung verbietet. ₂Alle Mitarbeitenden werden daher von Vorgesetzten aber auch Kolleginnen und Kollegen gleichbehandelt. Als gleichberechtigte Mitglieder der Dienstgemeinschaft gilt dies insbesondere ungeachtet der ethnischen Zugehörigkeit, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der nationalen und sozialen Herkunft, der persönlichen Lebensumstände, des Gesundheitszustandes und des Alters. ₃Dies gilt auch für die religiöse Herkunft, sofern die Aufgaben und Stellung in unserer Organisation nach der Grundordnung des kirchlichen Dienstes auch die Mitwirkung nicht römisch-katholischer Mitarbeitenden vorsehen. ₄Belästigung und Mobbing werden nicht toleriert.

₆Ebenso handeln wir gegenüber all den Menschen, die unseren Rat suchen, unserer Unterstützung in ihrem vielfältigen haupt- und ehrenamtlichen Engagement bedürfen oder sich mit ihren Anliegen an uns wenden, damit Kirche glaubhaftes Zeugnis der Frohen Botschaft sein kann. ₇Diese Vorgabe achten wir gleichermaßen gegenüber allen, mit denen wir geschäftlich verbunden sind.

₁Korruption oder Bestechung werden in keinerlei Form toleriert. ₂Geldgeschenke sind in jedem Fall verboten. ₃Es ist jeder Zweifel zu vermeiden, dass eine Entscheidung auch nur auf der Basis unlauterer Beeinflussung zustande gekommen sein könnte. ₄Das Fordern, Versprechenlassen oder Annehmen von persönlichen Vorteilen ist ebenfalls unzulässig, lediglich Gast- und Werbegeschenke, die im Rahmen der allgemein üblichen und rechtlich zulässigen Regelungen und Gepflogenheiten gewährt werden und keinen Anschein erwecken, Entscheidungen zu beeinflussen, sind zulässig. ₅Die oder der Dienstvorgesetzte wird jedenfalls über Geschenkannahmen informiert.

₁Das geistige Eigentum anderer wird geachtet, bei der Nutzung von externen Quellen oder Ergebnissen aus KI-Anwendungen ist besondere Sorgfalt anzuwenden. ₂Dies bedeutet sicherzustellen, alle rechtlichen Bestimmungen zu wahren und das geistige Eigentum Dritter gebührend zu respektieren.

₁Der Herr hat uns die Schöpfung anvertraut. ₂Dies ist für uns Verpflichtung und Auftrag, in unserem Handeln auf Nachhaltigkeit und Schonung von Ressourcen zu achten. ₃Umwelt- und Klimaschutz sind ein vorrangiges und leitendes Ziel unseres Handelns und auf allen Ebenen zu beachten. ₄Die Wirksamkeit der Maßnahmen werden dabei fortlaufend überprüft und dazu in systematischer Weise Bericht erstattet.

₁Ausgeschlossen ist die Nutzung von Produkten oder Dienstleistungen, die unter mit unserem Menschenbild nicht zu vereinbarenden Bedingungen erbracht werden, z. B. durch Kinder- oder Zwangsarbeit. ₂Waren und Dienstleistungen, die zur Erfüllung unseres Sendungsauftrages beschafft werden, dürfen aus keinen Quellen bezogen werden, bei denen solche Verstöße bekannt geworden sind.

₁Besondere Sorgfalt ist Grundlage unseres Umgangs mit den Mitteln, die uns durch Beiträge unserer Mitglieder in Form von Kirchensteuern und Spenden oder durch andere Zuwendungen zur Erfüllung unseres Auftrags gleichsam treuhänderisch anvertraut werden. ₂Wir prüfen daher mit großem Verantwortungsbewusstsein den Einsatz aller verfügbaren Mittel. ₃Die Verwendung von Nachlässen, Spenden und anderen zweckgebundenen zugewendeten Mitteln erfolgt mit besonders hohem Verantwortungsbewusstsein und unter Beachtung der in besonderer Weise die damit verbundenen zivil- und kirchenrechtlichen Anforderungen.

₄Durch geeignete Maßnahmen wird die Finanzierung unseres Auftrages langfristig abgesichert und der Mitteleinsatz nach den pastoralen Grundsätzen des Erzbistums Köln gesteuert. ₅Eine effiziente und effektive Verwaltungsstruktur und damit einhergehende möglichst niedrige Verwaltungskosten sind dabei wichtige Bestandteile.

₁Ein besonderes Augenmerk ist darauf zu richten, wer unsere Aufgaben durch Spendengewährung oder Sponsoring zu fördern beabsichtigt und dass die zweckentsprechende Verwendung der Mittel erfolgt. ₂Bei jedem Verdacht von Geldwäsche oder anderen betrügerischen Absichten ergreifen wir sofort die notwendigen Maßnahmen. ₃Zuwendungen und Spenden sind abzulehnen, wenn anzunehmen ist, dass dadurch aktuell oder in Zukunft Einfluss auf unser Handeln und unsere Entscheidungen genommen werden sollen.

₁In der Rechnungslegung für das Erzbistum Köln selbst werden die allgemein anerkannte öffentliche Standards angewendet, indem für Buchführung, Jahresabschluss und Lageberichterstattung die handelsrechtlichen Bestimmungen für große Kapitalgesellschaften übernommen werden. ₂Diese Regelungen werden vollumfänglich angewendet, damit ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage dargestellt werden kann. ₃Es gelten die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung sowie der Bilanzwahrheit und -klarheit. ₄Die Rechnungslegungen werden jährlich extern überprüft und anschließend eine umfassende öffentliche Transparenz hergestellt; die überdiözesanen Transparenzvereinbarungen sind dabei als Standard zu betrachten, der mindestens zu erfüllen ist. ₅Ebenso erfolgt eine Veröffentlichung der Wirtschaftspläne und Informationen zur mittel- und langfristigen Finanzentwicklung. ₆Die Veröffentlichung erfolgt stets in einer Weise, welche die Informationen für alle interessierten Personen leicht auffindbar macht.

₁Führungskräfte sind nach Ziffer I.3. dieses Kodex erste Ansprechpartner für Compliance-Themen. ₂In Zweifelsfällen sind Vorgesetzte und die Stabsstelle Compliance für alle Fragen im Hinblick auf regelkonformes Verhalten ansprechbar.

₃Außerdem ist es wichtig, Regelverstöße frühzeitig intern zu erkennen, damit diese aufgeklärt und abgestellt werden können. ₄Alle Mitarbeitenden können sich auch bei Verdachtsmomenten vertrauensvoll an ihre Vorgesetzten oder die Stabsstelle Compliance wenden. ₅Unabhängig davon steht als Meldeweg unser Hinweisgeberportal zur Verfügung, das auch eine anonyme Meldung zulässt.³#

₁Mitarbeitende und Führungskräfte kennen diesen Compliance-Kodex und sämtliche für ihren Aufgabenbereich relevanten geltenden rechtlichen und internen Regelungen. ₂Mitarbeitende sind für die Einhaltung dieser Regelungen verantwortlich und alle Führungskräfte haben dafür Sorge zu tragen, dass ihre Mitarbeitenden mit dem Inhalt dieses Compliance-Kodex und allen weiteren relevanten Regelungen vertraut sind und diese beachten.