Ausführungsbestimmungen zu § 7 Defizitausgleichsverfahren der Richtlinie des Erzbistums Köln zur Finanzierung und Personalbemessung für katholische Kindertageseinrichtungen in NRW

Vom 6. November 2023

ABl. EBK 2023, Nr. 168, S. 218

1. Die Feststellungen zum Defizitausgleich erfolgen trägerbezogen und können erst nach Verwendung der Kita-Rücklagen aller Einrichtungen des Trägers erfolgen.
2. ₁Grundlage eines Defizitausgleichsverfahrens ist gem. § 7 Nr. 3 der Richtlinie u.a. ein vom Träger beschlossener Jahresabschluss. ₂Sofern die relevanten liquiden Mittel aller Einrichtungen eines Trägers nur noch 1/12 der Kindpauschalen betragen, kann kurzfristig eine Liquiditätshilfe als Vorschuss auf das formale Defizitausgleichsverfahren beantragt werden. ₃In Anspruch genommene Liquiditätshilfen werden im Rahmen des Defizitausgleichsverfahrens auf die endgültige Zahlung angerechnet.
3. ₁Sowohl für die Liquiditätshilfe als auch für das Defizitausgleichsverfahren ist ein Antrag des Trägers durch Beschluss zu formulieren. ₂Die Gründe, die zu dem jeweiligen Antrag führen, sind zu erläutern.
4. Dem Antrag auf Liquiditätshilfe sind folgende Unterlagen beizufügen:
   • ₁Aktueller Finanzstatus des Kita-Mandanten der bestätigt, dass die Summe der relevanten Bankguthaben insgesamt weniger als 1/12 der Kindpauschalen ausmacht, oder diese Grenze in Kürze unterschritten wird. ₂Bei Festgeldanlagen ist die Fälligkeit anzugeben.
   • ₁Beschluss des Trägers auf Liquiditätshilfe mit Benennung eines konkreten Betrages, der als Liquiditätshilfe benötigt wird. ₂Dieser sollte so bemessen sein, dass die verfügbare Liquidität auf allen Bankkonten des Kita-Mandanten im laufenden Kindergartenjahr, bzw. mindestens in den kommenden sechs Monaten, die Grenze von 1/12 der Kindpauschalen aller Einrichtungen des Trägers möglichst nicht mehr unterschreitet.
   • ₁Die Gründe für den entstandenen Liquiditätsengpass sind kurz zu benennen. ₂Zum Beispiel die Altersstruktur des Personals, Beschäftigung von Berufspraktikanten etc.
   • Nachweise über etwaige Liquiditätshilfen der Kirchengemeinde/n im Seelsorgebereich.
5. ₁Der Antrag auf Defizitausgleich wird vom Träger für ein abgeschlossenes Kindergartenjahr oder einen abgeschlossenen Zeitraum beim Bereich Finanzsteuerung Kirchengemeinden gestellt. ₂Hierfür ist, wie unter Punkt 2 erwähnt, ein vom Träger geprüfter Jahresabschluss Grundlage, der entsprechend den Vorgaben aus dem Arbeitspaket zum Jahresabschluss für Kitas erstellt wurde. ₃Dies ist durch die Regionalrendantur im Anschreiben zum Antrag zu bestätigten. ₄Wichtig für etwaige Rückfragen zum Defizitausgleich ist eine detaillierte Belegführung der Personal-, Sach- und Baukosten, wie sie auch Grundlage im Verwendungsnachweis sind.
6. ₁Dem Antrag auf Defizitausgleich sind folgende Unterlagen beizufügen:
   • Beschluss des Trägers mit dem Antrag auf Defizitausgleich
   • Beschluss des Trägers über die Annahme der Jahresabschlüsse für die beantragten Jahre
   • SOLL-Stellenplan in Form des jeweiligen KiBiz-Rechners des EGV oder vergleichbarer Nachweis
   • IST-Stellenplan aus PersonalOffice (PO) oder vergleichbarer Nachweis
   • Einrichtungsbezogenes Gewaltschutzkonzept
   sofern bei Antragsstellung vorhanden:
   • Endgültiger Leistungsbescheid des Jugendamtes für alle Einrichtungen des Trägers oder Endabrechnung aus KiBiz.web
   • Bei sonderfinanzierten Einrichtungen auch der endgültige Leistungsbescheid über die Sonderfinanzierung und das Aktenzeichen des Sonderfinanzierungsvertrages.
   ₂Vorgenannte Unterlagen sind auch für Defizitausgleichsanträge gem. Richtlinie vom 1. August 2008 beizufügen.
7. ₁Vor dem Defizitausgleich von sonderfinanzierten Einrichtungen ist zunächst durch den Träger die sonderfinanzierende Stelle um einen Ausgleich des Defizits des Geschäftsbetriebes nach Anrechnung der Betriebskostenrücklage lt. Verwendungsnachweis zu ersuchen. ₂Als Nachweis ist ein entsprechender Antrag des Trägers sowie ein Bescheid / Ablehnungsbescheid der sonderfinanzierenden Stelle vorzulegen. ₃Ein danach noch verbleibendes Defizit ist zunächst aus den Kita- Rücklagen der übrigen Einrichtungen des Trägers auszugleichen, bevor weitere Kirchensteuermittel bewilligt werden können.
   ₄Zuschüsse aus Sonderfinanzierungsverträgen zum Ausgleich von Defiziten im Geschäftsbetrieb sind Kostenerstattungen die im KiBiz-Verwendungsnachweis zum Zeitpunkt des Zahlungsflusses im Feld Defizitausgleich erfasst werden.
   ₅In der kirchlichen Finanzbuchhaltung wird der Sonderfinanzierungsanteil zum Defizitausgleich, der als Forderung gegenüber einem Dritten (i.d.R. Kommune) bilanziert wird, zunächst als Verbindlichkeit gegenüber dem EGV verbucht. ₆Der Defizitausgleich wird ungeachtet der Sonderfinanzierungsanteile gemäß § 7 der Finanzierungsrichtlinie durchgeführt.
   ₇Bei Zahlungsfluss wird der Ertrag der maßgeblichen Kita-Rücklage zugeführt, soweit der Kirchensteueranteil den Höchstbetrag der gesetzlichen Rücklagen nach dem KiBiz nicht übersteigt.
   ₈Andernfalls ist der Sonderfinanzierungszuschuss an das EGV abzuführen.
   ₉Sofern Kirchensteuermittel zum Ausgleich des Defizits herangezogen wurden, ist der Sonderfinanzierungszuschuss auf die Kirchensteuer anzurechnen.
8. ₁Anteilig sonderfinanzierte Einrichtungen sind dem Trägerverbund zugeordnet. ₂Soweit vertraglich nichts Anderes geregelt ist, ist der Defizitausgleich auf Trägerebene uneingeschränkt möglich. ₃Rücklagen anteilig sonderfinanzierter Einrichtungen sollten jedoch nachrangig eingesetzt werden, sofern nach der Höchstbetragsregelung keine Rückzahlung von Zuschüssen droht.
9. ₁Gemäß § 7 Absatz 2c der Richtlinie dürfen die Kita-Rücklagen von vollständig sonderfinanzierten Einrichtungen nicht für den Defizitausgleich von anderen Einrichtungen des Trägers verwendet werden, da diese Einrichtungen als eigenständig betrachtet werden.
   ₂Reicht die Kita-Rücklage von vollständig sonderfinanzierten Einrichtungen zur Deckung eines Defizites des Geschäftsbetriebes nicht aus, ist dieses durch die sonderfinanzierende Stelle auszugleichen.
   ₃Ein Finanzierungsausgleich zwischen mehreren vollständig sonderfinanzierten Einrichtungen eines Trägers ist möglich, sofern die sonderfinanzierende Stelle identisch ist.
10. ₁Die Prüfung der Personalkosten umfasst den Abgleich des zu Beginn des jeweiligen Kindergartenjahres festgelegten Stellenplans laut KiBiz-Rechner des EGV und die tatsächliche Besetzung samt Eingruppierung anhand des IST-Stellenplans aus PO, oder eines jeweils vergleichbaren Nachweises. ₂Zusätzlich eingestelltes Vertretungspersonal ist daher zu kennzeichnen und zu erläutern. ₃Der Einsatz von zwei Auszubildenden (Berufspraktikantin oder Berufspraktikanten und/oder Person in Praxisintegrierter Ausbildung (PiA) und/oder Absolventin/Absolventen eines Dualen Studiums) sowie einer Absolventin oder eines Absolventen eines Freiwilligen Sozialen Jahres (FSJ) oder eines Bundesfreiwilligendienstes (BFD) in jeder Einrichtung ist unschädlich. ₄Bei einer Überschreitung des Soll-Stellenplans um mehr als 5% sind die Gründe darzulegen oder genehmigte Planüberschreitungen nachzuweisen.
11. ₁Sachkosten werden gemäß § 8 der Richtlinie grundsätzlich nur bis zu einer Höhe von 10% der Kindpauschalen anerkannt. ₂Bei einer Überschreitung dieses Grenzwertes um mehr als 25% (entspricht 12,5 % der Kindpauschalen) sind die Gründe darzulegen. ₃Notwendige Mehrkosten finden nach einer Plausibilitätsprüfung ebenfalls Berücksichtigung.
12. ₁Über die Bewilligung der Liquiditätshilfe und des Defizitausgleiches entscheidet die Bereichsleitung Finanzsteuerung Kirchengemeinden unabhängig von der beantragten Höhe im Rahmen der zur Verfügung stehende Wirtschaftsplanmittel. ₂Die bewilligte Auszahlung erfolgt an den Träger der Kindertageseinrichtungen.
    ₁Der Bereich Finanzsteuerung Kirchengemeinden führt eine Controllingliste über die bewilligten Liquiditätshilfen und Defizitausgleichsverfahren. ₂Ein Bescheid über die Liquiditätshilfe oder das Defizitausgleichsverfahren wird der Rechnungskammer zur Kenntnis gegeben.