Richtlinie Nebenkostenabrechnung der Regionalkantoren

Vom 7. März 2019

ABl. EBK 2019, Nr. 53, S. 56;
geändert am 1. Juli 2019 (ABl. EBK 2019, Nr. 80, S. 81)

₁Im Rahmen ihrer Tätigkeit als Regionalkantoren, sowohl im jeweils zugewiesenen Stadt- bzw. Kreisdekanat wie auch für die jeweilige Diözesanaufgabe, entstehen den Regionalkantoren Kosten, die vom Arbeitgeber, Erzbistum Köln, Stabsstelle Kirchenmusik, erstattet werden. ₂Im Einzelnen gilt dies für

Reisekosten:
₁Die Reisekostenabrechnung erfolgt, wie alle im Folgenden aufgezählten Kostenaspekte, auf dem dafür von der Stabsstelle Kirchenmusik zur Verfügung gestellten Excel-Formular, und zwar pro Quartal und jeweils bis spätestens zum Ende des dem Quartalsende folgenden Monats.
₂Für die Erfassung des Kilometergeldes mit privatem PKW kann entweder eine entsprechende Software genutzt werden oder es ist das von der Stabsstelle Kirchenmusik zur Verfügung gestellte Fahrtenbuch zu verwenden.
₃Hierbei ist die Anlage 15 der KAVO zu berücksichtigen: Für Fahrten mit dem privaten PKW wird eine Pauschale von 0,35 Euro je km abgerechnet. ₂Davon sind 0,05 Euro über die Gehaltsabrechnung zu versteuern. ₄Die Meldung des zu versteuernden Betrages erfolgt einmal jährlich durch die Stabsstelle Kirchenmusik direkt an die jeweils zuständige Rendantur.
₅Ebenfalls können Bahn-, Taxi- und ggfs. Flugkosten bei Vorlage einer entsprechenden Dienstreisegenehmigung (sobald das Reiseziel außerhalb des Erzbistums liegt) abgerechnet werden sowie Hotel- und Übernachtungskosten. ₆Die einzelnen Kostenpositionen müssen durch Belege nachgewiesen werden.
Telefon-/Internetkosten:
Hier können für beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen auf dem Privatanschluss ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, höchstens jedoch 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden.
Büromaterialien, jeweils mit Beleg
Bewirtungskosten:
sind abzurechnen unter Vorlage des Beleges, der eine genaue Angabe zu Anlass und den teilnehmenden Personen beinhalten muss.
₁Soweit es erforderlich erscheint, können Präsente, die im Rahmen der dienstlichen Arbeit als Regionalkantor geboten erscheinen, ebenfalls abgerechnet werden, unter Beachtung der jeweils gültigen Lohnsteuerrichtlinien.
₂Geldgeschenke sind nicht erlaubt. ₃Im Übrigen wird auf die im Erzbischöflichen Generalvikariat geltende „Richtlinie zum Verbot der Annahme von Belohnungen oder Geschenken“ hingewiesen.
Soweit für die Durchführung von Fortbildungsmaßnahmen, Chortreffen etc., Kompositionen, Rechte oder Lizenzen zu erwerben sind, können auch diese abgerechnet werden, und zwar gegen den Nachweis der entsprechenden Kosten durch Belege.
₁Fachliteratur für die Arbeit als Regionalkantor ist nur nach vorheriger Rücksprache mit der Stabsstelle Kirchenmusik abzurechnen. ₂Der Auslagenersatz kann nur steuerfrei erfolgen, wenn die Fachliteratur anschließend in das Eigentum des Erzbistums übergeht.
₁Sollten von den Regionalkantoren Fortbildungen angeboten werden, die weitere Kosten mit sich bringen, etwa Referentenhonorare etc., sind diese im Vorfeld mit der Stabsstelle Kirchenmusik abzustimmen. ₂Die Rechnungen müssen in diesen Fällen auf das Erzbistum Köln ausgestellt werden und werden dann direkt von der Stabsstelle Kirchenmusik zur Zahlung an den Rechnungssteller angewiesen.

₃Kosten für die Chorarbeit innerhalb des Diözesan-Cäcilien-Verbandes können über diese Nebenkosten nicht abgerechnet werden. ₄Dafür steht den Regionalkantoren ein eigener Etat im Haushalt des Diözesan-Cäcilien-Verbandes zur Verfügung. ₅Ebenfalls nicht abgerechnet werden können Eintrittskarten von Konzertbesuchen sowie Instandhaltung oder Reparatur etwa von Computern.

₆Diese Ordnung tritt rückwirkend zum 1.1.2019 in Kraft.