Leitlinien zur Schriftgutverwaltung und Archivierung

Vom 20. Juli 2011

ABl. EBK 2011, Nr. 121, S. 214

Die Frühjahrs-Vollversammlung der Deutschen Bischofskonferenz vom 14. bis 17. März 2011 in Paderborn hat sich mit der kirchlichen Schriftgutverwaltung und Archivierung unter den Bedingungen der Digitalisierung befasst. Sie hat dabei die von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland vorgelegten „Leitlinien zur elektronischen Schriftgutverwaltung“ und die „Leitlinien zur Digitalisierung von kirchlichem Archivgut“ zustimmend entgegengenommen und empfohlen, die nachstehend abgedruckten Leitlinien als Rahmenempfehlungen in den Diözesen zugrunde zu legen.

A) Leitlinien zur elektronischen Schriftgutverwaltung

₁Verwaltung ist für die Kirche kein Selbstzweck. ₂Die kirchliche Verwaltung steht stets im Dienst der Sendung der Kirche. ₃Die Kirche hat daher Sorge zu tragen, ihre Glieder durch eine möglichst wirksame und wirtschaftliche Verwaltungstätigkeit zu unterstützen.

₄In den deutschen (Erz-)Diözesen wird die Bearbeitung und Ablage von Schriftgut in den letzten Jahren in vermehrtem Umfang mit Unterstützung elektronischer Datenverarbeitungssysteme durchgeführt. ₅Diese elektronische Unterstützung der Schriftgutverwaltung ist für eine nach den Erfordernissen der Zeit geführte Verwaltung (hinsichtlich Effizienz, Kostenersparnis und Verwendung zeitgemäßer Kommunikationsformen) unerlässlich. ₆Die elektronisch erzeugten Dokumente werden allerdings größtenteils nicht mehr in Papierakten abgelegt, wodurch in hohem Maße die Gefahr des Verlustes von Informationen und damit Rechtsunsicherheit drohen. ₇Dem gilt es, durch eine Schriftgutverwaltung, die sämtliche Arten von Informationsträgern gleichermaßen sichert und in ein gemeinsames System integriert, vorzubeugen.

₈Da nach can. 486 § 1 CIC alle Dokumente, die sich auf die Diözese oder auf die Pfarreien beziehen, mit größter Sorgfalt verwahrt werden müssen, gibt die Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland im Hinblick auf die Obsorge für die geregelte Verwaltung in den Diözesen (vgl. can. 473 CIC) folgende Rahmenempfehlung für die Regelung der elektronischen Schriftgutverwaltung heraus.

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1. Kirchliche Schriftgutverwaltung

₁Der Umgang mit Schriftgut ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung. ₂Kirchliches Schriftgut sind alle im Zusammenhang mit der Verwaltungstätigkeit der Kirche stehenden Dokumente – sowohl in papiergebundener als auch in elektronischer Form – einschließlich ihrer Anlagen (vgl. Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche § 3 Abs. 1).

₃Ziele der Schriftgutverwaltung sind

die Bearbeitung des Schriftguts auf sinnvolle und wirtschaftliche Weise,
die Sicherung des Schriftguts gegen Beschädigung, Verlust und unzulässige Benutzung durch Dritte,
die Gewährleistung der formalen Vollständigkeit des Schriftguts und der Korrektheit der Bearbeitung,
die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns im internen Verhältnis.

₄Daraus ergeben sich sechs Aufgaben:

Bewahrung von Informationen
Zusammenfügen von Dokumenten zu Akten (Aktenbildung) nach formalen und inhaltlich-sachlichen Gesichtspunkten
formale und inhaltliche Erschließung der Dokumente
sichere Verwahrung von Dokumenten
Bereitstellung von Dokumenten
Aussonderung von nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigtem Schriftgut und dessen Übergabe an das Archiv.

₅Zur Gewährleistung einer einheitlichen Handhabung der Schriftgutverwaltung im gesamten Bereich einer kirchlichen Behörde ist eine zeitgemäße Geschäftsordnung, die eine Akten- und Registraturordnung enthält, unerlässlich. ₆Diese beinhaltet eine verbindliche Zusammenfassung der Verfahrensregelungen bei der Schriftgutverwaltung (Regelungen zur Verfügung, Autorisierung, Zeichnung, Vertretung etc.) und berücksichtigt die elektronischen Bürokommunikations- und Speichermedien. ₇Sie regelt auch, von welchen Dokumenten weiterhin Papierausfertigungen zu erstellen und aufzubewahren sind.

₈Die Schriftstücke werden nach formalen und inhaltlichen Kriterien zu Akten zusammengefasst, wobei weitere Gliederungsebenen (z.B. Vorgänge, Aktenbände) jederzeit möglich sind. ₉Die Akten wiederum werden in einem organisationsweit gültigen, einheitlichen Aktenplan abgelegt.

₁₀Schriftgutverwaltung ist eine dauerhafte Aufgabe. ₁₁Sie erschöpft sich nicht im Erlass einer Geschäftsordnung und der Einführung eines Aktenplanes. ₁₂Vielmehr ist es notwendig, die Einhaltung der Geschäftsordnung und die korrekte Aktenbildung und -ablage kontinuierlich einzufordern und zu steuern. ₁₃Die Schriftgutverwaltung erfordert daher die Beschäftigung geeigneten Fachpersonals und dessen regelmäßige Fortbildung. ₁₄Das Fachpersonal ist bei der Einführung neuer Werkzeuge zur Erstellung und Verarbeitung von Schriftgut einzubeziehen. ₁₅Die erforderlichen sachlichen Ressourcen (geeignete Räume und Behältnisse zur Aufbewahrung des Schriftguts, zeitgemäße EDV-Ausstattung etc.) sind bereitzustellen. ₁₆Die Mitarbeiter der Verwaltung sind in geeigneter Weise und in erforderlichem Umfang im fachgerechten Umgang mit Schriftgut und den zu ihrer Erstellung und Verwaltung erforderlichen DV-Systemen zu schulen.

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2. Grundsätze elektronischer Schriftgutverwaltung

₁Als elektronische Schriftgutverwaltung oder behördliches Dokumentenmanagement wird die Verwaltung und Erfassung von Schriftgut, seine aktenmäßige Verwahrung und seine Bereitstellung zu (papiergebundener oder nichtpapiergebundener) Bearbeitung mittels eines einheitlichen Datenverarbeitungssystems bezeichnet. ₂In ihrer vollen Ausbaustufe, die den folgenden Ausführungen zugrunde liegt, schließt sie die elektronische Vorgangsbearbeitung ein.

₃Durch die Verwendung eines Dokumentenmanagement- bzw. Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) werden die unterschiedlichen Informationsträger in ein System integriert. ₄Da ohne Verwendung eines solchen Systems die Einbeziehung der elektronischen Bürokommunikations- und Speichermedien in die Schriftgutverwaltung nicht in sachgerechter Weise möglich ist, stellt dessen Einführung in den kirchlichen Verwaltungen, in der je nach Größe der jeweiligen Verwaltung geeigneten Weise, ein Erfordernis der Zeit dar.

₅Die Einführung elektronischer Schriftgutverwaltungssysteme setzt eine Reihe organisatorischer Maßnahmen voraus:

₁Normierte Schriftgutverwaltung: Da elektronische Schriftgutverwaltungssysteme auf den Standards einer normierten und auch praktizierten Schriftgutverwaltung aufbauen, sind für ihren Einsatz die in Punkt 1 dieser Richtlinie genannten Grundlagen unerlässlich. ₂Diese Grundlagen sind vor Einführung der elektronischen Schriftgutverwaltung auf ihre Aktualität hin zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten; wo sie nicht vorhanden sind, müssen sie geschaffen werden.
₁Festlegung der führenden Akte: Unabhängig von der jeweiligen Einführungskonzeption ist bei der Einführung von elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen immer festzulegen, ab wann die elektronische Akte als führende, verbindliche Akte gilt. ₂Ab diesem Zeitpunkt ist die Vollständigkeit der elektronischen Akte zu gewährleisten. ₃Die zusätzliche Erstellung bzw. Aufbewahrung von Papierdokumenten (z.B. Urkunden) ist auf das notwendige Maß zu beschränken. ₄Die Festlegung der elektronischen Akte als führende Akte ist möglichst zeitnah anzustreben, da die in der Übergangszeit vorliegenden so genannten Mischakten (bei denen Teile elektronisch und Teile papiergebunden vorliegen) einen sehr hohen Verwaltungsaufwand bedingen und die Nutzung erschweren.
₁Anpassung der Ablauforganisation: Vor Einführung elektronischer Schriftgutverwaltungssysteme ist es erforderlich, die bestehende Ablauforganisation zu überprüfen. ₂Insbesondere die Bereitschaft zu durchgängiger elektronischer Bearbeitung muss auf allen Ebenen gefördert werden, um ineffiziente Bearbeitung und Mehrfacharbeit zu vermeiden. ₃Der Leitung einer Verwaltung kommt hierbei eine besondere Vorbildfunktion und Verantwortung zu.
₁Festlegung der Regelungskompetenz: Um einen organisationsweit einheitlichen – und nur so sinnvollen – Betrieb der elektronischen Schriftgutverwaltung sicherzustellen, bedarf es einer zentralen Stelle, die mit den für Einführung und Betrieb erforderlichen klaren Regelungskompetenzen ausgestattet ist. ₂Ein Konzept für den Betrieb des DMS bzw. VBS ist zu erarbeiten und anzuwenden.
₁Kooperation zwischen Schriftgutverwaltung und Informationstechnologie (IT). ₂Da einerseits elektronische Schriftgutverwaltungssysteme zwingend auf IT-Ressourcen angewiesen sind, andererseits das fachliche Wissen um die Erfordernisse der Schriftgutverwaltung bei den hierfür Fachverantwortlichen konzentriert ist, ist eine Kooperation zwischen beiden Bereichen unumgänglich. ₃Grundlage für Auswahl und Konfiguration der IT-Lösungen müssen aber die fachlichen Vorgaben der Schriftgutverwaltung sein.
₁Elektronische Langzeitarchivierung: Die Langzeitarchivierung (zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung) von archivwürdigen elektronischen Dokumenten ist Aufgabe der Archive. ₂Elektronisches Schriftgut, das nicht mehr für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt wird, ist ebenso wie Papierschriftgut dem zuständigen Archiv in von diesem festgelegter Art und Weise zur Bewertung und Übernahme in ein hierfür geeignetes Langzeitspeichermedium anzubieten (Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche § 3 [3]). ₃Die alleinige Speicherung innerhalb eines elektronischen Schriftgutverwaltungssystems stellt keine Archivierung im erforderlichen Sinne dar. ₄Die Erfordernisse der elektronischen Langzeitarchivierung sind bei der Konzeption des DMS bzw. VBS zu berücksichtigen.

₆Die elektronische Schriftgutverwaltung muss folgenden Anforderungen genügen:

₁Fachliche und technische Eignung: Bei der Auswahl von elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen ist auf deren fachgerechte und technische Eignung für die jeweilige konkrete Aufgabe zu achten. ₂Hierbei ist eine Orientierung an den aktuellen Normen und Standards solcher Systeme in staatlichen und kommunalen Verwaltungen anzuraten. ₃Im Hinblick auf überbehördlichen Dokumentenaustausch in elektronischer Form ist die Kompatibilität zu anderen behördlichen Schriftgutverwaltungssystemen wichtig. ₄Das auszuwählende System muss insbesondere den Anforderungen der Daten-, Zugriffs- und Revisionssicherheit vollumfänglich genügen.
₁Einbettung in die bestehende IT-Struktur: Das Schriftgutverwaltungssystem muss mit den eingesetzten Programmen zur Dokumentenerstellung und Kommunikation (vor allem Textverarbeitungsprogramm und E-Mail-Programm) direkt und ohne technischen Aufwand über Schnittstellen verknüpfbar sein. ₂Das System muss sich in die bestehende und mittelfristig geplante IT-Ausstattung der jeweiligen Behörde einfügen; gegebenenfalls ist diese den Erfordernissen des Schriftgutverwaltungssystems anzupassen.

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3. Schriftgutverwaltung auf mittlerer und unterer Ebene

₁Die oben genannten Punkte gelten für alle Ebenen der kirchlichen Verwaltung. ₂Solange aber auf mittlerer und unterer Ebene (insbesondere in der pfarramtlichen Verwaltung) nicht in Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen ein DMS bzw. VBS eingeführt werden kann, das den genannten Erfordernissen entspricht, ist dort die möglichst vollständige Aktenführung in Papierform zu gewährleisten.

B) Leitlinien zur Digitalisierung von kirchlichem Archivgut

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Vorbemerkung: Digitalisierung als Voraussetzung zeitgemäßer Archivbenutzung

₁Digitalisierung ist ein Trend unserer Gegenwart, dem sich die Archive weder verschließen können noch sollten. ₂Präsentationen von Archivgut im Internet erleichtern den Zugang zu diesem wichtigen kirchlichen Kulturangebot und können auch dazu beitragen, viele Menschen an die Beschäftigung damit heranzuführen. ₃Daneben tragen sie der Tatsache Rechnung, dass bereits heute in immer größerem Maße nur noch über Internet auffindbare Informationen breitenwirksam wahrgenommen werden.

₄Die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche“ erteilt den kirchlichen Archiven den Auftrag, die Bestände für die Nutzung durch Dritte zu öffnen. ₅Die Vielzahl der Beschlüsse der deutschen Bischöfe zur Öffnung der Archive für Dritte und deren stetige Fortschreibung gemäß der Entwicklung der Technik (Vorlage der Originale, von Fotokopien, Mikrofilmen, Microfiches) zeigt, dass dieses „Öffnen“ sich bislang immer auf der Höhe der Zeit befunden hat. ₆In diesem Sinne äußert sich auch das Schreiben der Päpstlichen Kommission für die Kulturgüter der Kirche über „Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive“ vom 2. Februar 1997. ₇Die kirchliche Archivpolitik befindet sich damit nicht zuletzt im Einklang mit den Resolutionen des Welt-Archiv-Rates (ICA), der den Bemühungen um Digitalisierung einen besonderen Vorrang einräumt.

₈Für eine ausreichende Zugänglichkeit der kirchlichen Archive im Internet-Zeitalter muss daher auch über eine digitale Präsentation von Beständen im Internet nachgedacht werden. ₉Sie würde nicht nur dem Wunsch der Benutzer gerecht, sondern läge auch im Eigeninteresse der Kirche an breiter Wahrnehmung ihres kulturellen Erbes. ₁₀Überdies ist die digitale Bereitstellung von Archivgut eine zeitgemäße Methode, der vom CIC vorgeschriebenen Pflicht zu dessen dauerhafter Erhaltung durch Schonung besonders nachgefragter Originale nachzukommen. ₁₁Allerdings dürfen die neuen technischen Möglichkeiten nicht zu einer Aufgabe von Rechten der Kirche an ihrem Archivgut führen und begründen keinen Anspruch auf digitale Bereitstellung von Unterlagen.

Teil I: Archivfachliche Eckpunkte einer digitalen Bereitstellung von Archivgut

1. Festlegung des zu digitalisierenden Archivgutes

₁Grundsätzlich kann Archivgut aller Art in digitaler Form präsentiert werden. ₂Aufgrund des mit einer Digitalisierung und Bereitstellung verbundenen erheblichen personellen, technischen, organisatorischen und finanziellen Aufwands ist jedoch eine Auswahl des Archivguts notwendig. ₃Mögliche Kriterien sind der Quellenwert, die potentielle Nachfrage der wissenschaftlichen, genealogischen und sonstigen Benutzer, konservatorische Gründe, Rechtsfragen, Erschließungsstand sowie die Betreuungsintensität bei der Archivalienbenutzung.

2. Erschließungsstandards

₁Bei der Bereitstellung digitalen Archivguts sind die geltenden Erschließungsstandards anzulegen.

₂Da bei der digitalen Nutzung von Archivalien stets nur einzelne Bilder sichtbar sind, ist über Rahmeninformationen (Bezeichnung von Archiv, Tektonik, Bestand, innerer Bestandsgliederung, Akt bzw. Amtsbuch) in entsprechender grafischer Gestaltung (Navigationsleisten, Informationsfenster u.ä.) sicherzustellen, dass der archivische Zusammenhang stets erkennbar bleibt. ₃Einführungen in Geschichte und Zuständigkeit des Archivs sowie die jeweilige Behörden- und Bestandsgeschichte sind auch beim digitalen Auftritt unverzichtbar.

3. Zugangsbedingungen

₁Für den Zugang zu digitalisiertem Archivgut sind unterschiedliche Modelle von Open Access bis zu stark beschränkter Nutzung vorstellbar. ₂Dabei ist auch eine Staffelung der Zugangsvoraussetzungen für unterschiedliche Informationen (freier Zugang zu Findbüchern und Hilfsmitteln, kostenpflichtiger Zugang zu Digitalisaten, Anbietung von Digitalisaten in unterschiedlicher Qualität) möglich. ₃Bei einer digitalen Bereitstellung von Archivgut muss sichergestellt sein, dass den archivrechtlichen Bestimmungen sowie dem Beratungsauftrag der Archive Rechnung getragen wird.

Teil II: Vorgehensweisen bei der Einführung digitaler Archivalienangebote

₁Eine digitale Präsentation von Archivgut kann angesichts der erheblichen technischen, organisatorischen und finanziellen Probleme in verschiedenen Ausbaustufen realisiert werden. ₂Sie erfordert eine Umstellung der archivischen Denk- und Arbeitsmodelle auf die Herausforderungen neuer medialer Konzepte sowie die Schaffung der nötigen Rahmenbedingungen in kirchenpolitischer, rechtlicher und organisatorischer Hinsicht. ₃Die digitale Bereitstellung von Archivgut kann im Lesesaal oder per Internet erfolgen. ₄Aufgrund der besonderen Anforderungen sind für beide Wege unterschiedliche Vorgehensweisen notwendig.

1. Digitale Bereitstellung von Archivgut im Lesesaal

₁Die Bereitstellung von Digitalisaten im Lesesaal ist vergleichsweise einfach zu realisieren. ₂Da zudem die herkömmliche Technik (Mikrofilm-Lesegeräte, Readerprinter) bereits jetzt nur noch zu überteuerten Preisen und mittelfristig nicht mehr zur Verfügung stehen wird, führt an der digitalen Benutzung kein Weg vorbei. ₃Die Bereitstellung kann schrittweise unter Beachtung der in Teil 1 genannten Vorgaben erfolgen. ₄Die Digitalisate und die gesammelten Erfahrungen können in einen späteren Internetauftritt des Archivs eingebracht werden.

2. Digitale Bereitstellung von Archivgut im Internet

₁Während die Bereitstellung von Digitalisaten als Original- bzw. Mikrofilmersatz in herkömmlichen Lesesälen aus eigenen Kräften machbar erscheint, setzt die Bereitstellung im Internet aufwändige und komplexe Hostingsysteme voraus, die beim derzeitigen technischen und finanziellen Stand von kirchlichen Einrichtungen wirtschaftlich kaum betrieben werden können. ₂Insofern ist zur gegebenen Zeit ggf. über innerkirchliche Kooperationen oder eine Zusammenarbeit mit öffentlichen oder privaten Anbietern näher nachzudenken. ₃Unverzichtbare Voraussetzung für eine Kooperation ist dabei die sorgfältige Prüfung der damit verbundenen Rechtsfragen, der Dauerhaftigkeit des Internetangebots und der Rahmenbedingungen für seine Fortschreibung.

₄Eine Online-Stellung von Archivgut im Internet wird man mit weiteren Service-Angeboten versehen müssen. ₅Dazu gehören ein Hinweis auf die Öffnungszeiten des Archivs, die Nutzungsvoraussetzungen sowie bestehende Beratungsangebote. ₆Optional können auch ein Shop für den Download hochwertiger Digitalisate bzw. den Erwerb anderer Angebote des Archivs sowie technische und organisatorische Strukturen für Editionen bereit gestellt werden.

Erläuternder Hinweis:

₁Die vorstehende Empfehlung der Deutschen Bischofskonferenz „Leitlinien zur Digitalisierung von kirchlichem Archivgut“ vom 14.-17. März 2011 zielt auf eine professionelle Vorgehensweise bei möglichen Planungen zur Digitalisierung von Archivgut, damit Kosten und Nutzen im rechten Verhältnis stehen und fachliche wie rechtliche Standards eingehalten werden. ₂Insbesondere im Hinblick auf Bereitstellungen von Digitalisaten für Internetnutzungen sind die damit verbundenen Rechtsfragen zu beachten. ₃Bei umfänglicheren Planungen ist das Historische Archiv des Erzbistums Köln (Tel. 0221-16425800; E-Mail: archiv@erzbistum-koeln.de) zu konsultieren. ₄– Erinnert wird an dieser Stelle auch nochmals an die Notwendigkeit der frühzeitigen Rücksprache mit dem Historischen Archiv des Erzbistums Köln, wenn Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten im Pfarrarchiv oder bauliche Herrichtung und Ausstattung von Archivräumen geplant werden (vgl. Amtsblatt 1997, Stück 1, Nr. 10).